Дейвид Алан е може би най-популярният гуру в сферата на управлението на времето и продуктивността в световен мащаб. Авторът на бестселъра „Getting Things Done“ (Да свършиш работата) се занимава с темата за продуктивността и управлението на времето вече повече от 15 години.
Той ще разкаже за своята методология пред българската публика на 11 юли, в Интер Експо Център, София. Припомняме, че цената на билетите е 60 лв., а цената на специалните VIP места, обхващащи първите два реда в залата, ще бъде 100 лева.
Променя ли се продуктивността в дигиталния свят?
През годините Дейвид Алън е променил многократно своята методология в съответствие с динамиката на модерния дигитален свят и навлизането на информационните технологии в живота и работното ни ежедневие.
Много неща са се променили откакто излиза първото издание на „Getting Things Done” – обсебването на живота ни от социалните мрежи, диктатът на имейлите на работното място, новите приложения за управление на задачите и какво ли още не.
Празната имейл кутия
Тази концепция заема важно място в методологията на Дейвид Алън. Какво е чувството да имаш абсолютно празна кутия на електронната си поща, пита той своите ученици и слушатели.
Защо това е толкова важно? Защото, ако наистина искаме чисто съзнание, е по-добре нашата имейл кутия да е изпразнена, отговаря той. Не става въпрос толкова за броя на писмата в нея, колкото за степента ни на толерантност към това колко необработени задачи имаме. „Моято е 0, за някой тя може да е 300, а за друг 3000“ – обяснява експертът.
Той цитира също и ново изследване върху дейността на мозъка, според което е по-добре да не преглеждаме своя имейл поне час и половина преди да си легнем. Съвет, който мнозина от нас пренебрегват във време, когато електронната ни поща е достъпна с няколко клика на нашия смартфон.
Празната къща
Неотдавна Дейвид се мести в Амстердам и в процеса на преместването той се освобождава от голяма част от своите физически притежания. По този начин той прилага на практика собствения си принцип, че трябва да се освободим от колкото можем повече вещи, защото увеличаващият се брой на предметите, които притежаваме, също би могъл да допринесе за усещането за претрупаност в живота ни. И да изгубим себе си.
Петте стъпки,
които лежат в основата на системата „Getting Things Done” могат да ни помогнат да поемем контрол върху живота си. Тези принципи работят безотказно, независимо дали става въпрос за нашата корпорация или например за нашата кухня.
Първата стъпка е да идентифицираме това, което трябва да бъде свършено, а втората – да прецизираме нещата и да уточним какви са конкретните следващи действия от наша страна. Третата стъпка е да организираме резултатите от действията си. Накрая четвъртата стъпка е да помислим за всичките неща, които вече сме дефинирали, а петата – да прецизираме в какво ще вложим своето внимание и ресурси точно сега.
Да се освободим първо от най-неприятното
Друг важен принцип на Дейвид Алън е винаги да свършва възможно най-рано задачите, които мрази най-много. Преди всичко останало. По този начин след това се зарежда с енергия и прекарва много по-приятно останалата част от деня.
Най-добрият съвет
Запитан кой е най-добрият съвет, който може да даде за по-висока продуктивност, гуруто отговаря – да взимаме бързо решение за следващото си действие по даден въпрос. Той е убеден, че когато се научим да взимаме ефективно такива оперативни решения, нещата ще се променят осезаемо.
„Едно от нещата, които съм открил след толкова много години, е правилото на двете минути. Ако дадена задача може да бъде извършена за по-малко от две минути, трябва да я направите веднага, защото ще ви отнеме повече време да я планирате и преглеждате след това отново“ – добавя експертът.
В днешния свят, доминиран от виртуални съобщения, аларми на телефоните ни и постоянно бомбардиране с информация, съветите на Дейвид Алън трудно биха могли да са по-актуални, защото неговата методология ни помага да запазим фокуса си върху това, което наистина трябва да бъде свършено.